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Comment se lancer dans les TI pour les petites entreprises: Un guide complet

Comment se lancer dans les TI pour les petites entreprises: Un guide complet

La complexité a toujours été le mot qui décrit le mieux les technologies de l'information (TI) - et pour une bonne raison.

Dans ce monde numérisé au rythme effréné, il est difficile de suivre toutes les nouvelles tendances en matière de logiciels et de technologies.

Vous pourriez vous retrouver à penser:

  • Dois-je mettre à jour mon infrastructure TI maintenant, ou dois-je attendre ?
  • Existe-t-il une solution pour réduire les coûts tout en restant pertinent avec tous les changements technologiques ?
  • Comment vais-je gérer tous mes utilisateurs et leurs courriels ?

Et puis vous entendez tout le monde migrer vers l’infonuagique, investir dans la cybersécurité et optimiser son infrastructure. Mais vous ne savez pas ce que ces concepts signifient, ni comment ils peuvent aider votre entreprise. Alors naturellement, vous vous sentez dépassé et vous renoncez à donner la priorité à vos opérations TI.

Vous n’êtes pas seul.

De nombreuses petites entreprises ont du mal à comprendre et à mettre en œuvre les technologies de l’information dans leurs affaires.

Ce serait mentir que de dire que vous deviendrez un expert en technologie après avoir lu cet article. Mais nous pouvons vous garantir que le fait de comprendre le rôle et l’importance des technologies de l’information peut contribuer à en réduire la complexité et vous permettre de prendre des décisions plus éclairées pour votre entreprise.

Cet article présentera l’importance des TI pour les propriétaires de petites entreprises, abordera les besoins et les exigences en matière de technologie et vous aidera à choisir des services adaptés qui vous permettront d’innover et d’autonomiser votre entreprise.

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Une personne qui travaille sur un ordinateur.

Qu’est-ce que la technologie de l’information ? Pourquoi est-elle importante à la réussite de votre entreprise ?

Lorsque vous cherchez une définition des technologies de l’information, vous trouverez souvent des explications qui sont soit trop ambiguës, soit trop techniques. De plus, ces définitions utilisent des mots et un jargon que seuls les experts en technologie peuvent comprendre parfaitement.

Mais en tant que propriétaire d’entreprise, vous êtes toujours à la recherche de moyens pour développer et étendre vos activités. Il est essentiel de comprendre la valeur de chaque service informatique et la manière dont il s’intègre à votre modèle d’entreprise.

En outre, il est empirique de comprendre que les technologies de l’information constituent l’épine dorsale technologique qui permet à votre entreprise de fonctionner. Grâce aux interactions continues entre vos systèmes TI, vous pouvez atteindre vos objectifs d’affaires et offrir une excellente expérience client avec l’aide d’une équipe informatique dédiée à votre succès.

Les TI aident votre entreprise à optimiser efficacement la productivité, la sécurité, l’expérience client et la gestion des ressources.

Améliorer l’efficacité et la productivité

Les technologies de l’information aident votre entreprise à gagner du temps en automatisant les tâches et les processus routiniers afin d’aider votre personnel à travailler plus rapidement et plus efficacement. Ces tâches automatisées utiliseront moins de ressources et offriront de meilleures expériences aux clients et aux employés. En d’autres termes, l’automatisation permettra de réduire la charge de travail et le stress général. De plus, ces améliorations renforceront la communication et la collaboration entre les employés et permettront des interactions plus fluides et un travail de qualité sans compromettre l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

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Augmenter la sécurité

La sécurité est ce qui maintient votre entreprise en vie. Sans sécurité, les cybercriminels pourraient facilement accéder à vos données sensibles et confidentielles. La sécurité TI offre une protection complète à votre entreprise et réduit l’exposition aux cyberattaques.

Grâce à une formation appropriée, vos employés deviennent plus conscients des problèmes potentiels et peuvent les signaler et les résoudre immédiatement. D’ailleurs, la formation leur permet d’être plus confiants avec les outils technologiques et l’utilisation des données. Cette confiance incitera vos clients à vous confier leurs informations privées, augmentera leur engagement et améliorera leur expérience client.

Et n’oubliez pas que vous pouvez avoir une infrastructure de plusieurs millions de dollars, mais qu’un seul clic d’un utilisateur peut faire tomber toute l’entreprise.

Un code sur un écran d'ordinateur.

Améliorer le service à la clientèle

Créer une excellente première impression sur les clients est crucial pour toute entreprise. Grâce aux outils de marketing numérique, vous pouvez désormais créer un site de commerce électronique et des canaux de médias sociaux pour interagir avec votre public cible.

Vous pouvez transformer les utilisateurs en clients potentiels et les clients potentiels en clients fidèles plus rapidement que jamais. Vous passerez d’un marketing multicanal (catalogues, publipostage, web) à un marketing omnicanal (le client reçoit un message SMS ou un courriel de marketing sur une vente ou une promotion pendant qu’il fait ses achats en magasin).

En bref, avec l’aide des technologies de l’information, les entreprises peuvent fournir à leurs clients un service plus rapide et plus efficace, ce qui améliore le taux de satisfaction des clients et accroît le succès de l’entreprise.

Il en résulte des expériences plus fluides pour vos clients et de nouvelles sources de revenus pour votre entreprise.

Un ordinateur avec une interface utilisateur.

Améliorer la gestion des ressources

L’infonuagique vous permet de stocker et de manipuler des données en toute sécurité, de centraliser et d’uniformiser les opérations, et d’accéder aux ressources et aux plateformes depuis n’importe quel endroit du monde. Il vous aide également à éliminer les coûts des anciens systèmes obsolètes et à promouvoir la modernisation de l’infrastructure qui vous donne un avantage concurrentiel.

Les avantages des technologies de l’information sont infinis, et leur valeur augmente à mesure que votre entreprise se développe. Toutefois, la compréhension de vos besoins technologiques est la première étape de la mise en œuvre des services informatiques dans votre entreprise.

Quels sont les besoins technologiques de votre entreprise ?

Que vous soyez en pleine création ou développement de votre entreprise, cette liste peut vous servir à vérifier les exigences en matière de technologies de l’information.

Une fois que vous les aurez mises en œuvre, vos opérations deviendront efficaces, et vous aurez plus de temps pour vous concentrer sur vos activités principales.

Internet d’affaires

Vous avez besoin d’un Internet d’affaires rapide (100-1000 Mbps). Et vous en avez besoin maintenant plus que jamais. Vos opérations d’affaires se déroulent de manière fluide lorsque votre connexion Internet est rapide, fiable et sécurisée. Vous ne subissez jamais de retard dans la livraison aux clients ou dans vos processus internes. Vous pouvez également choisir un plan Internet personnalisé pour votre entreprise, qui est abordable, flexible et adapté à vos systèmes.

Un gros plan sur des câbles connectés à un appareil.

Stockage et sauvegarde de données

Le stockage en nuage est devenu extrêmement populaire parmi les entreprises de nos jours. De plus en plus d’entreprises migrent vers le nuage, car il offre des solutions avancées de stockage et de sauvegarde des données. Vous pouvez accéder à vos données depuis n’importe quel endroit du monde, et vous pouvez collaborer en temps réel sur des projets avec des clients, des fournisseurs et des collègues. Cette solution est abordable et flexible, et elle réduit les coûts de stockage des fichiers physiques qui risquent de se perdre et de se détériorer. Vous n’avez plus à vous soucier de ces sauvegardes manuelles, car les capacités de l’infonuagique sont une caractéristique essentielle. Finalement, vous n’aurez plus jamais à vous soucier de la perte de données, car elles sont stockées en toute sécurité et sont facilement accessibles depuis n’importe quel endroit disposant d’une connexion Internet. 

Une pile de livres et de papiers.

Cybersécurité

Il est devenu essentiel pour les petites et moyennes entreprises de disposer de systèmes de sécurité à jour et de premier ordre, car 43 % des cyberattaques sont dirigées vers le marché des PME. Et il faut beaucoup de temps, d’énergie et d’argent pour trouver la brèche, récupérer les données perdues et regagner la confiance des clients. Cependant, il existe des mesures fondamentales que votre entreprise peut prendre pour réduire les risques de sécurité.

Tout d’abord, vous devez mettre en place un protocole de sécurité du courrier électronique de qualité supérieure. Les attaques par courrier électronique peuvent être dangereuses, car vos employés sont en première ligne de ces attaques. Il suffit qu’un employé tombe dans un piège d’hameçonnage pour qu’un virus se répande sur l’ensemble de votre réseau. Vous devez faire très attention à ces risques et vous assurer que vos employés sont bien formés et préparés à affronter ces problèmes en toute confiance.

Un gros plan d'une fenêtre ouverte sur un ordinateur.

Ensuite, la configuration d’un réseau privé virtuel (RPV) d’entreprises permet à vos employés d’accéder en toute sécurité aux données, documents et fichiers de votre réseau, quel que soit leur lieu de travail. Ainsi, qu’ils travaillent à domicile ou au bureau, vous pouvez être tranquille, sachant que les communications de votre équipe ou les données des clients ne seront pas compromises.

Enfin, jusqu’à récemment, les logiciels antivirus étaient suffisants pour assurer une protection complète contre les logiciels malveillants et les chevaux de Troie.

Dans le monde numérique d’aujourd’hui, où tout va très vite, ce n’est plus le cas. Nous recommandons plutôt le déploiement par l’entreprise d’un système de détection et de réponse aux points d’extrémité. La plateforme technologique alerte les équipes de sécurité en cas d’activité malveillante. Elle permet d’enquêter et de contenir immédiatement les attaques sur les points de terminaison (ordinateurs de bureau ou portables) et autres appareils, garantissant ainsi un flux sécurisé et des opérations continues.

Assurez une livraison fiable et sûre des données et générez de nouvelles opportunités de croissance avec une stratégie résiliente de cybersecurité.

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Logiciels de productivité et de communication

La collaboration et la communication sont des éléments cruciaux pour accroître la productivité et gagner du temps. Et quel meilleur moyen de travailler ensemble que d’utiliser des espaces de travail numériques avancés et faciles à utiliser tels que Microsoft Teams. Vous pouvez créer des documents, rédiger des notes de service, partager des fichiers et ajouter des commentaires et des rétroactions en temps réel pour toute votre équipe. C’est également un excellent outil pour superviser votre équipe et suivre l’évolution générale des projets.

Gestion de la relation client

81% des représentants commerciaux estiment qu’il est crucial pour votre entreprise de disposer de données centrées sur le client. Il est essentiel d’utiliser une plateforme GRC (Gestion de la relation client). Ainsi, vous pouvez suivre la croissance et la fidélisation de vos clients, gérer des projets et augmenter vos revenus tout en réduisant les coûts de marketing.

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Maintenant que vous avez évalué vos besoins technologiques, il est essentiel de déterminer quel modèle de technologie de l’information convient le mieux à votre entreprise.

Comment commencer à utiliser les technologies de l’information dans votre entreprise ?

L’une des décisions les plus importantes que doivent prendre de nombreuses petites et moyennes entreprises est de décider du type de modèle de technologie de l’information qu’elles souhaitent mettre en œuvre pour leur activité. Le choix du modèle le mieux adapté à votre entreprise peut réduire considérablement la complexité de vos technologies de l’information et accroître votre productivité.

Avantages d’une équipe TI interne

Implication

Un personnel interne connaît les détails de votre entreprise et comprend parfaitement vos systèmes TI, ce qui l’aide à adapter les solutions et la gestion de projet en fonction des besoins de votre entreprise. Toutefois, une trop grande implication peut rendre les décisions essentielles moins objectives et moins transparentes, ce qui expose votre entreprise à un risque élevé avec le temps. En tant que gestionnaire, vous serez ralenti par ces problèmes techniques au lieu de vous concentrer sur vos activités principales. La plupart des petites entreprises pensent qu’elles prennent une bonne décision en engageant un seul spécialiste TI pour gérer leurs opérations de croissance. Ces entreprises réalisent rapidement qu’un seul point de défaillance entrave la croissance.

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Embauche et gestion

Une équipe interne est digne de confiance, fiable et partage les mêmes valeurs de travail que vous. En tant que responsable, l’ensemble du processus d’embauche repose sur vous, car vous devez vous assurer que votre personnel possède les compétences et l’expertise requises. Une fois embauchés, ils doivent rester à jour avec les dernières technologies grâce à une formation continue et à des certifications. Les spécialistes en technologie de l’information touchent en moyenne 62 710 $ CAN par année au Canada. Ce salaire ne comprend pas les avantages sociaux, les primes et les commissions. Par conséquent, l’embauche et la gestion de votre personnel interne peuvent être coûteuses et prenantes.

Communication et résolution de problèmes

Vous pouvez facilement communiquer avec votre équipe interne et superviser ses opérations. Cette communication directe vous permet de mieux contrôler leurs tâches et la qualité de leur travail. Ils peuvent réagir rapidement aux problèmes et assurer un fonctionnement sans failles. Cependant, ils ne sont pas toujours disponibles après leur quart de travail de neuf à cinq. En outre, leurs connaissances se limitent à leur expérience, alors qu’avec une équipe externalisée, ils peuvent tirer parti de la puissance des connaissances combinées de l’équipe.

Les urgences ne surviennent pas seulement pendant les heures de bureau, et la sécurité de votre entreprise repose sur leur disponibilité pour faire face à ces urgences.

Du texte sur un tableau blanc.

Valeurs et disponibilité

Une équipe interne connaît et comprend votre clientèle actuelle. La vision et les valeurs communes des clients, des consommateurs et des partenaires peuvent aider votre entreprise à long terme.

Avantages d’un fournisseur de services TI externalisés

Expertise certifiée

En confiant votre travail à des experts certifiés, vous gagnerez du temps et pourrez vous concentrer sur les activités essentielles de votre entreprise. Ces experts se forment en permanence pour rester à jour avec les nouvelles tendances technologiques. Ils connaissent parfaitement les problèmes auxquels votre entreprise est confrontée, car ils en ont déjà résolu de semblables. En outre, le travail d’un professionnel de la technologie exige de comprendre les besoins et les processus spécifiques afin d’apporter des solutions, un soutien et un éclairage précieux.

Comme Genatec résout plus de 45 000 problèmes par an, il y a de fortes chances que nous ayons déjà résolu le problème auquel vous êtes actuellement confronté.

Flexibilité et disponibilité

Vous pouvez déléguer des services TI entièrement gérés en fonction de vos besoins actuels et de vos projets à venir. Grâce à ce haut niveau de flexibilité, les experts TI peuvent travailler quand vous le souhaitez, optimisant ainsi les opérations de votre entreprise. Lorsqu’ils sont confrontés à un problème, ils sont toujours disponibles jour et nuit pour répondre à vos demandes.

Genatec est disponible 24x7x365, ce qui signifie que vous pouvez obtenir un temps de résolution optimal même pendant les soirées, les week-ends et les jours fériés ! Les techniciens peuvent se connecter à vos serveurs et à vos appareils et fournir les réparations et les solutions nécessaires pour que votre entreprise continue à fonctionner tout en respectant les coûts et le budget. Et ils resteront toujours en contact avec vous à chaque étape du processus.

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Rentabilité

Vous pouvez payer un montant mensuel fixe qui comprend les différents services gérés dont votre entreprise a besoin, allant de la consultation TI à la sécurité informatique. Cette option de paiement vous aidera à planifier et à prévoir vos dépenses et à éviter les coûts liés à la rétention des employés. Tout est pris en charge par l’entreprise d’externalisation, du processus d’embauche à la formation et aux certifications.

Genatec aide plus de 1 500 entreprises à réduire leurs coûts informatiques jusqu’à 50%.

Un gros plan de mains qui se saluent.

Que vous décidiez de mettre en œuvre l’externalisation TI ou l’augmentation TI, vous devrez faire appel à un fournisseur de services gérés, tel que Genatec. Il s’agit d’une ressource externe qui soutient votre entreprise d’une manière que votre équipe interne ne peut pas faire. Ces experts ont accumulé des décennies d’expertise dans le domaine des technologies de l’information et en connaissent parfaitement la complexité. Ils peuvent simplifier les questions technologiques et générer des opportunités de croissance pour votre entreprise.

Bonus : renforcer votre équipe TI interne

Une équipe TI interne renforcée utilise une approche hybride qui combine votre équipe TI interne et les TI externalisées. Dans ce modèle, les TI externalisées complètent vos opérations TI internes en comblant les lacunes et en renforçant vos points faibles.

Lorsque vous choisissez de renforcer votre équipe TI interne, vous bénéficiez du meilleur des deux mondes sans avoir à sacrifier un modèle au détriment de l’autre.

Alors que certaines entreprises préfèrent externaliser l’ensemble de leur unité de technologie de l’information, d’autres préfèrent renforcer leur équipe interne existante. Par exemple, vous pouvez vous concentrer sur l’innovation en interne, mais externaliser votre sécurité, comme le font 83 % des responsables des technologies de l’information. Puisque Genatec offre tous les types de services TI, nous sommes flexibles et nous nous adaptons à vos besoins d’affaires uniques, à vos objectifs et aux exigences de l’industrie. Pas d’approche standardisée — au contraire, des solutions d’entreprise approfondies et sur mesure.

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Comment choisir un fournisseur de services TI approprié ?

Lorsqu’il s’agit de choisir un fournisseur de services TI approprié, il peut être difficile de savoir par où commencer. Mais en effectuant les recherches appropriées et en comprenant vos besoins, vous pouvez prendre une décision éclairée qui profitera à votre entreprise et vous associer au bon fournisseur de services TI.

Voici quelques facteurs à prendre en compte lors du choix d’un fournisseur de services TI :

Taille de l’entreprise

L’entreprise est-elle suffisamment grande pour offrir les services dont vous avez besoin ? Et dispose-t-elle des ressources et de l’expertise nécessaires pour soutenir votre entreprise ?

Lorsque vous recherchez un prestataire de services TI, il est essentiel de tenir compte de la taille de l’entreprise pour vous assurer qu’elle peut répondre à vos besoins.

Lorsque vous travaillez avec un petit fournisseur de services TI, vous êtes à la merci d’une ou deux personnes seulement. Cela implique que seules deux personnes dans l’entreprise comprennent votre activité ou ce qu’il faut faire si quelque chose ne va pas.  

Les grands fournisseurs de services n’ont pas seulement un spécialiste qui travaille sur votre compte, mais tout un personnel qui connaît votre compte et sait ce qu’il faut faire en cas d’urgence.

Deux personnes travaillant sur un ordinateur.

Expérience dans le secteur

L’entreprise est-elle très expérimentée dans votre secteur spécifique ? Ou dispose-t-elle d’une vaste expérience dans différents secteurs ?

Lorsque vous choisissez un fournisseur de services TI, il est essentiel de tenir compte du niveau d’expérience de l’entreprise. Un prestataire de services TI qui existe depuis de nombreuses années et qui a une grande expérience en fourniture de services TI aux entreprises est susceptible de convenir à votre entreprise. Il est également important de tenir compte des domaines de spécialisation de l’entreprise en matière de technologie. Cela vous permettra de vous assurer que vous tirez le meilleur parti de votre prestataire de services TI.

Genatec est en activité depuis plus de deux décennies et a accumulé une expertise en travaillant avec différents secteurs.

Un gros plan d'un écran d'ordinateur.

Services offerts

Quels sont les services proposés par l’entreprise et correspondent-ils à vos besoins ? Renseignez-vous sur les services gérés, la consultation, l’intégration de systèmes, et bien plus. Le prestataire de services TI doit également proposer une assistance à distance et des visites sur site, en fonction de vos besoins.

Il est essentiel d’interroger le fournisseur de services TI sur ses services. Cela vous aidera à décider si l’entreprise peut répondre à vos besoins spécifiques.

Expertise technologique

Quelle est l’expertise technologique de l’entreprise ? Le fournisseur est-il au courant des dernières tendances et des changements dans l’industrie ? Les techniciens sont-ils certifiés ?

Lors du choix d’un prestataire de services informatiques, il est essentiel de prendre en compte l’expertise technologique de l’entreprise. Le fournisseur doit être au courant des dernières tendances et des changements dans le secteur. L’entreprise doit également avoir une grande expérience des différentes technologies. Cela l’aidera à fournir à votre entreprise les meilleurs services TI possibles.

Le moyen le plus simple de se renseigner sur un prestataire de services est de lire les avis en ligne. Que disent les autres clients à leur sujet ? Vérifiez les commentaires positifs et négatifs pour obtenir une image équilibrée. Vous pouvez également demander des recommandations à vos amis ou à vos partenaires d'affaires. Ils connaissent peut-être un fournisseur qui conviendrait à votre entreprise. Enfin, les études de cas sont un excellent moyen d’en savoir plus sur un fournisseur de services TI et ses projets avec les clients. Elles vous permettront d’en apprendre davantage sur l’entreprise, les types de problèmes qu’elle résout, les solutions qu’elle met en œuvre et les résultats de son travail.

Modes de paiement flexibles

Recherchez un prestataire de services qui propose à votre entreprise une gamme de modes de paiement pour ses services TI, afin que vous puissiez trouver celui qui convient à votre budget.

Réparation et assistance

La méthode de réparation et assistance est un modèle de paiement selon lequel les clients ne paient les services TI que lorsqu’ils rencontrent un problème ou ont besoin d’un service. Dans de nombreux cas, ce modèle est moins coûteux que les autres modèles de paiement. Cependant, il peut également être plus risqué, car il n’y a aucune garantie que le fournisseur de services TI sera disponible en cas de besoin. De plus, les clients qui utilisent le modèle de réparation et assistance peuvent subir davantage de temps d’arrêt puisqu’ils attendent que les problèmes soient résolus avant d’utiliser à nouveau leurs systèmes.

Une personne assise à une table et utilisant une tablette.

Bloc de services prépayés

Le bloc de services prépayés est un mode de paiement dans lequel vous payez d’avance un certain nombre d’heures de services. Il peut s’agir d’une option efficace pour les entreprises qui ont besoin d’un soutien TI important et qui souhaitent la budgétiser à l’avance. Vous pouvez éviter les frais imprévus et maîtriser vos coûts.

Plans de services gérés

Les plans de services gérés offrent une option de paiement qui permet d’accéder à divers services en cas de besoin. Avec un plan de services gérés en place, les entreprises peuvent budgétiser leurs besoins en matière de technologies de l’information et éviter les coûts imprévus liés aux problèmes technologiques. De plus, les plans de services gérés offrent aux entreprises la tranquillité d’esprit de savoir qu’une équipe d’experts s’occupe de leurs besoins technologiques. Par conséquent, les plans de services gérés sont une option de plus en plus populaire pour les entreprises de toutes tailles.

Genatec offre des modes de paiement flexibles en fonction de vos besoins et de votre budget. Demandez-nous dès aujourd'hui plus d'informations sur nos modes de paiement.

Conclusion

Vous n’avez pas besoin d’être un expert en TI pour comprendre l’importance des technologies de l’information. La technologie étant omniprésente dans nos vies, il y a de fortes chances que vous sachiez déjà comment utiliser des logiciels et des plateformes complexes. Les propriétaires et les gestionnaires d’entreprises doivent tirer parti des nombreux avantages qu’offrent les technologies de l’information, de l’augmentation de la productivité à l’amélioration du service à la clientèle. Quels que soient la taille, les objectifs ou le secteur d’activité de votre entreprise, vous pouvez utiliser les technologies de l’information pour améliorer les opérations dans différents domaines, de la comptabilité au marketing.

Lors du choix d’un fournisseur de services TI, il est essentiel de prendre en compte l’expertise technologique de l’entreprise, les modes de paiement proposés et les plans de services gérés disponibles. Avec le bon fournisseur de services TI, vous pouvez profiter de tous les avantages des technologies de l’information. N’ayez pas peur de demander de l’aide ! Le bon prestataire de services TI veillera à ce que vous soyez satisfait de ses produits et services. Il s’efforcera de simplifier les choses et de garantir le bon fonctionnement de votre entreprise.

Grâce à cet article, vous connaissez maintenant les avantages de la mise en œuvre d’une technologie de l’information supérieure dans votre entreprise. Finis les systèmes patrimoniaux obsolètes ! Fini les menaces sur les données financières ou la confidentialité ! Dites bonjour à une infrastructure TI moderne qui vous donne un avantage concurrentiel.

Si vous voulez commencer à mettre en œuvre des services TI dans votre entreprise, mais ne savez pas par où commencer, contactez l’équipe Genatec dès aujourd’hui. Nos spécialistes vous donneront un aperçu de nos services et de la manière dont nous pouvons adapter nos solutions à votre technologie et aux besoins uniques de votre entreprise.

8 conseils pour faire la transition vers un fournisseur de services gérés (MSP)

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